Kommunedirektør
Kommuneområde Kommunedirektør
Kommunedirektørens sitt rammeområde dekker kommunedirektøren, rådgiver folkehelse, stab for økonomi og virksomhetsstyring og stab for organisasjon og virksomhetsstøtte
Kommuneadvokaten er organisatorisk direkte underlagt kommunedirektøren, og rapporterer i administrative spørsmål til denne.
IKT blir ivaretatt gjennom en avtale med ROR IKT. ROR IKT er ansvarlig for drift og utviklingsarbeidet på de digitale løsningene kommunen benytter seg av, i samarbeid med fagmiljøene.
Stab for økonomi og virksomhetsstyring
KORT OM STABEN
Avdelingen har 11 årsverk og er ansvarlige for budsjett, regnskap, innfordring og økonomirapportering. I tillegg har avdelingen ansvar for innkjøp, vederlagsberegning, Startlån og eiendomsskatt. Nytt i 2025 er at avdelingen tok over ansvaret for Boligkontoret.
Tjenesten er i hovedsak rettet mot interne brukere, men startlån, vederlagsberegning og utleieboliger er utadrettet mot innbyggerne våre.
HVA LEVERTE ENHETEN I 2025?
Avdelingen leverer tjenester innen regnskapsførsel, innfordring, økonomistyring, rapportering, likviditetsstyring og budsjettarbeid. I tillegg har avdelingen ansvar for innkjøp, startlån, vederlagsberegning og eiendomsskatt. I 2025 overtok enheten ansvaret for Boligkontoret i kommunen.
FORBEDRINGER OG UTFORDRINGER I 2025
Forbedringer:
Betre økonomistyring har vært det sentrale målet i 2025. Det ble et godt resultat for 2025 og de fleste rammeområder holdt budsjettet.
Utfordringer:
Overtakelsen av Boligkontoret ga oss interessante utfordringer og nye oppgaver.
MÅL SOM BLE NÅDD - OG HVORDAN
- Betre økonomistyring har vært det sentrale målet i 2025. Det ble et godt resultat for 2025 og de fleste rammeområder holdt budsjettet. Målene er delvis nådd, men arbeidet må fortsette. Netto driftsresultatet er fremdeles lavere enn målet på 1,75 %.
- Felles årshjul er utarbeidet og vedtatt i sak om HØP 2026 – 2029.
- Gjennomgang av avtaler og lisenser er utført. Det er gjort vurdering av hva som er nødvendig. Noen avtaler er oppsagt.
Disse målene ble nådd ved at tiltakene ble lagt inn i våre planer og oppgaver ble fordelt mellom medarbeidere i staben. Lang og god erfaring hos våre medarbeidere er viktige faktorer som bidro til måloppnåelse.
Det var ingen mål vi hadde satt oss som ikke ble nådd.
KORT VURDERING FREMOVER
- Erfarne medarbeidere bidrar til at avdelingen håndterer endringer i tjenestene. Det pågår løpende digitalisering av våre leveranser.
- Boligkontoret er i støpeskjeen. Her pågår et arbeid for å planlegge fremtidens boligkontor i Hustadvika kommune. Behov og volum er økende. Tjenestenes karakter endres betydelig fra kun vekt på sosiale boliger til et bredere ansvarsområde.
- hva enheten bør ha særlig oppmerksomhet på videre: Fremtidig rekruttering av medarbeidere.
- hva som er viktig for å forbedre leveransene framover: Enheten arbeider med å anskaffe nytt digitalt system for oversikt og oppfølging av virksomhetene.
Stab for organisasjon og virksomhetsstøtte
KORT OM STABEN
HR og tjenesteutvikling (tidl. lønn og personal)
Tjenesten jobber med de ansatte, fra de blir rekruttert til de slutter og alt som påvirker arbeidsmiljø, kultur, utvikling og trivsel. Dette gjelder alt fra lederstøtte og lederutvikling, rekruttering- og bemanning, veiledning rundt pensjon, lønnskjøring, medarbeideroppfølging, samarbeid med vernetjeneste og tillitsvalgte, systemadministratorer for ulike system, kompetanseutvikling, arbeidsrett, HMS og strategisk HR-arbeid (bemanningsbehov, organisasjonsutvikling og endringsprosesser).
Politisk sekretariat
Tjenesten tilrettelegger for åpne og effektive demokratiske prosesser mellom politikk, administrasjon og innbyggere. Dette gjøres gjennom koordinering, saksflyt, og digitale løsninger. Sekretariatet tilrettelegger for arbeidet i politiske organ, gir støtte og rådgivning til folkevalgte, administrasjon og publikum. Avdelingen har ansvar for valg, folkeavstemninger, godtgjørelser, tilskudd, samt oppnevning, fritak og supplering av medlemmer i folkevalgte organ/meddommere. I tillegg har avdelingen ansvar for kommunens delegeringsreglement, borgerlige vielser og behandling av saker knyttet til salgs-, skjenke- og serveringsbevillinger.
Arkivtjenesten
Betjener postmottak, dokumentsenter, arkiv og personverntjeneste. Ivaretar dokumentasjonsflyt, god forvaltningsskikk og offentlighetsprinsippet. Ansvarlig tilgangsstyring, avvik GDPR og innsynsbegjæringer.
Informasjonsrådgiver
Arbeider med å oppdatere og videreutvikle nettsiden til kommunen www.hustadvika.no , samt intranettsidene for ansatte i kommunen. Er ansvarlig for å bygge nye, vedlikeholde og kontrollere avlevering av våre digitale skjema. I tillegg legges det ut stillingsannonser og innlegg på sosiale media. Stillingen har også ansvaret med å Koordinere tekstleveranse HØP og årsrapport.
Stab organisasjon- og virksomhetsstøtte leverer ut over dette også en del fellestjenester slik som telefon- og skrankevakt, adgangskontroll og deltakelse i beredskapsarbeid (loggføring, informasjon og planarbeid).
HVA LEVERTE ENHETEN I 2025?
HR og tjenesteutvikling (tidl. lønn og personal)
I tillegg til ordinære driftsoppgaver, har omstillingsprosjektet preget store deler av 2025 for HR-avdelingen som hadde en aktiv rolle i prosjektet. HR var representert i både prosjekt- og styringsgruppe, og var også deltakende i en del kartleggingssamtaler, samt alle omstillingssamtaler. I tillegg har det vært mye jobb med å bygge ny struktur i de ulike fagsystemene. Omstillingsprosjektet har medført et generelt høyt arbeidspress på avdelingen, og andre oppgaver har derfor blitt prioritert ned. HR fikk overført en ressurs i forbindelse med omstillingsprosessen, og har nå et stort ønske om å jobbe med mer utviklingsrettede oppgaver fremover.
Politisk sekretariat
Politisk sekretariat leverte i 2025 ordinær sekretariatsdrift for politiske organ, gjennomførte stortings- og sametingsvalg etter ny valglov, samt ivaretok lovpålagte oppgaver knyttet til bevillinger, vielser og andre forvaltningsoppgaver.
Ifm. med omstillingsprosjektet og nedbemanning, så ble flere oppgaver overført til politisk sekretariat. Sekretariatsfunksjonen er ikke lenger like spredt på forskjellige områder og personer, men er nå samlet og samlokalisert. Samlingen av oppgaver innebærer at politisk sekretariat i dag ivaretar et bredt og sammensatt oppgaveansvar, herunder forvaltningsoppgaver, systemansvar og løpende drift- og servicefunksjoner for organisasjonen.
Hustadvika og Molde kommuner arrangerte felles vigselsdag med mulighet for drop-in vielser, på Valentines dagen (14. februar). Der ble det gjennomført 5 vielser av Hustadvika kommune sine vigslere.
Utviklingsprosjektet Hustadvika2040 ble startet opp i 2025, og politisk sekretariat bidro i arbeidet.
I 2025 ble det gjennomført 67 politiske møter, 16 borgerlige vielser, behandlet 79 bevillingssaker og mottatt ett innbyggerforslag.
Arkivtjenesten
Fagleder har i 2025 vært med på å innføre 9 nye fagsystem i kommunen. Høsten har vært prioritert til ombygging av sak- og arkivsystemet etter omstillingsprosjektet og vedtatt ny organisering. Skal sluttføres 2026. Dette er tidkrevende arbeid som medfører at sentrale lovpålagte oppgaver må nedprioriteres. Det har vært jobbet godt med opplæring i enhetene for å imøtekomme etterslep på dokumentasjon, journalføring og sikring av digitale og analoge arkiv.
Informasjonsrådgiver
Ny nettside ble lansert i desember 2024. I 2025 har siden blitt oppdatert jevnlig for å forbedre innhold og brukervennlighet, følge opp universell utforming, videreutvikle digitale tjenester og følge opp tilbakemelding fra innbyggerne om innholdet på siden.
FORBEDRINGER OG UTFORDRINGER I 2025
HR og tjenesteutvikling (tidl. lønn og personal)
Forbedringer
Omstillingsprosjektet har bidratt til å styrke HR-avdelingens kompetanse innen endrings- og omstillingsarbeid. Gjennom prosjektet har avdelingen opparbeidet seg både økt faglig kunnskap og verdifulle praktiske erfaringer. Dette har ført til en generell kompetanseheving i HR, som gjør avdelingen bedre rustet til å planlegge, lede og støtte fremtidige endringsprosesser på en god og strukturert måte. Det er fremdeles god kvalitet på lønnsarbeidet og det er få klager på dette området.
Utfordringer
I lys av omstillingsprosjektet, har en av utfordringene vært å ivareta andre oppgaver som avdelingen har. I tillegg er det en betydelig utfordring å få informasjon i tide, slik at man har tid til å gjennomføre endringene på systemnivå. Det er helt avgjørende å bli tidlig involvert i prosessene for at dette skal gå smidig for seg. Det er et mål om å få bedre tid til det systemretta arbeidet slik som systematisk HMS og arbeidsmiljøarbeid, kompetanse- og lederutvikling, prosedyrer og retningslinjer og arbeid med generell strategisk HR.
Politisk sekretariat
Forbedringer
Ved å samle oppgavene og samlokalisere sekretariatsfunksjonen for de politiske organ hos politisk sekretariat, har dette bidratt til å effektivisere og kvalitetssikre arbeidet som gjøres ifm. politiske møter. Dette med fokus på informasjon, veiledning, opplæring, støtte, utviklingsarbeid, koordinering, rutinebeskrivelser med mer. Det har vært jobbet med å utvikle bedre verktøy/oversikt for politisk og administrativ ledelse ifm. politiske saker og vedtak.
Det jobbes med å se på andre måter å organisere valggjennomføringen til kommunestyrevalget 2027.
Utfordringer
Valg er en tjeneste som er tilgjengelig for ca. 10 000 velgere i Hustadvika kommune, og som involverer mange innbyggere i en avgrenset tidsperiode. Det er mange personer og instanser som ble involvert både sentralt, internt og eksternt. Det ble rekruttert og gjennomført opplæring av ca. 70 valgmedarbeidere. Valg er et stort logistisk arbeid med strenge lovkrav til gjennomføring, frister og sikkerhet, som gjør at valgsekretariatet må jobbe mye utover ordinær arbeidstid. I tillegg til valget så er det utfordrende å ivareta de andre oppgaver avdelingen har.
Arkivtjenesten
Forbedringer
Opplæring, veiledning, samarbeid og støtte for saksbehandlere er blitt prioritert i 2025 og gir gode gevinster i sikring av dokumentasjon og arkiv. Arbeidet må videreføres.
Utfordringer
Stor arbeidsmengde og manglende deltagelse tidlig i innføringsprosjekt gjør det vanskelig å holde oversikt, være orientert og forberedt. Erfaringen fra 2025 viser at fagleder tidlig må få en deltagende rolle i prosjekt som får innvirkning på dokumentfangst og saksbehandling.
Omstillingsprosjektet endret ikke ressurssituasjonen i tjenesten. Det fører til at lovpålagt arbeid må nedprioriteres. Et område er personvern og sikkerhet. Protokoller over behandlingsaktiviteter mangler og må på plass. Området må bli en del av det totale sikkerhetsarbeidet i kommunen, i beredskapsplan og i internkontrollarbeidet.
Informasjonsrådgiver
Forbedringer
Den nye nettsiden har gitt betydelige gevinster gjennom bedre universell utforming og en mer brukervennlig struktur, noe som gjør det enklere for innbyggerne å finne informasjon og benytte kommunens tjenester. Nettsiden gir nå mulighet for å booke møter med saksbehandlere, noe som er særlig viktig etter reduserte åpningstider og telefontid som følge av nedbemanning. I tillegg har vi tatt i bruk digitale skjema som kan tilpasses våre tjenester, og som er brukervennlige og helt sikre å sende inn til kommunen.
Fredagsnytt ble i 2025 sendt ut på e-post til alle ansatte i kommunen, med informasjon fra omstillingsprosjektet og om andre ting som var nyttig for alle å vite om.
Utfordringer:
På grunn av nedbemanning har gjenværende ansatte fått flere arbeidsoppgaver. Dette fører til at en ikke har like god kapasitet til å arbeide like mye med nettsider og utviklingsarbeid som ønskelig.
MÅL SOM BLE NÅDD - OG HVORDAN
HR og tjenesteutvikling (tidl. lønn og personal)
- Vi har gjennomført vedtak i omstillingsprosjektet og sikret at nedbemanning er gjennomført etter de formelle kravene
- Vi har drevet lederstøtte, og veiledet ansatte i lønns- og personalsaker
- Vi har jobbet med sykefraværsoppfølging og er i stor grad ajour med refusjoner fra Nav knyttet til dette
- Vi har hatt jevnlige møter med tillitsvalgte og vernetjeneste
- Vi har bygd om strukturen i HRM og andre fagsystem i henhold til de organisasjonsendringene som har vært gjennomført
- Vi har startet med lederutviklingsprogrammet “Basisprogram for ledere” for alle våre mellomledere, enhetsledere og toppledere
Politisk sekretariat
- Politisk sekretariat gjennomførte i 2025 stortings- og sametingsvalget i tråd med nytt lovverk.
- Avdelingen har lagt til rette for åpne og effektive demokratiske prosesser gjennom koordinering, saksflyt og tilgjengelig informasjon til folkevalgte og innbyggere. Samlingen av sekretariatsfunksjonen har gitt et bedre grunnlag for samhandling mellom politikk og administrasjon. Arbeidet med å videreutvikle gode prosesser og digitale løsninger pågår kontinuerlig.
Arkivtjenesten
- Prosjekt «Arkivsikring i Helseplattformen» gjennomført
- Papirarkiv Torget legesenter og Fræna legekontor er sikret
- Det har vært jobbet godt med opplæring og veiledning
- Arbeid med arkivsikring av digitale og analoge arkiv er i gang
- Nytt fagsystem for PPT og Barnevern er innført
- Nytt fagsystem for oppvekst innført
- Ombygging sak- og arkivsystemet etter ny organisasjonsmodell nesten fullført
Informasjonsrådgiver
- Implementering av digitalt bookingsystem ble tatt i bruk av mange av våre saksbehandlere.
- Nettsidene fikk en vesentlig oppgradering og revisjon
- Antall følgere på Facebook og Instagram har steget siden 2024
MÅL SOM IKKE BLE NÅDD - OG HVORFOR
Stab organisasjon og virksomhetsstøtte (felles)
I 2025 ble Servicetorget besluttet avviklet. Dette som et resultat av omstillingsprosjektet og kutt i administrasjonen. Åpningstiden på sentralbord og i skranken ved rådhuset er betraktelig redusert som følge av dette, og betjenes per i dag av ulike ansatte ved rådhuset. Flere av målene i handlingsdelen knyttet til åpningstider, tilgjengelighet og videre arbeid med digital booking er derfor ikke nådd.
HR og tjenesteutvikling (tidl. lønn og personal)
Hustadvika kommune sin arbeidsgiverpolitikk skal revideres i planperioden. På bakgrunn av omstillingsåret 2025 har det ikke vært kapasitet til å starte på dette arbeidet. Det har heller ikke vært kapasitet til å jobbe videre med kompetanseplanene som gjenstår, eller å følge opp de som er vedtatt.
Politisk sekretariat
Oppdatering og videreutvikling av interne rutiner og arbeidsprosesser ble ikke gjennomført i ønsket omfang, som følge av høy arbeidsbelastning knyttet til omstilling og valggjennomføring.
Arkivtjenesten
Grunnet manglende kapasitet er følgende oppgaver ikke gjennomført:
- Igangsetting/Innføring av Samsvar (dokumentstrategi, arkivplan, systemoversikt og behandlingsprotokoller)
- Deponering papirarkiv IKAMR
- Arbeid/oppfølging rutiner og prosedyrer i Compilo, arkiv og personvern/GDPR, internkontroll
- Sikring av dokumentasjon som behandles/lagres i usikrede program/kanaler
Informasjonsrådgiver
Enhetene og avdelingene må ta et større ansvar for informasjonen som ligger på nettsiden slik at vi alltid har oppdatert informasjon om våre tjenester.
KORT VURDERING FREMOVER
HR og tjenesteutvikling (tidl. lønn- og personal)
I tillegg til å fortsette med daglige driftsoppgaver knyttet til lønn og HR, er det et mål å få jobbet mer utviklingsrettet. Kommunestyret vedtok i desember 2025 at Hustadvika skal sette i gang et sykefraværsprosjekt, for å redusere sykefraværet. Det er et ønske å fullføre dette prosjektet i løpet av 2026, og starte implementeringen av tiltak i etterkant av prosjektfasen. I tillegg skal det innføres, i samarbeid med de andre ROR-kommunene, et nytt læringssystem «KS-kunnskap» som skal bidra til å få samlet alt fra onboarding til ulike kurs for alle ansatte. Arbeidsgiverpolitikken og ulike reglement/prosedyrer skal også revideres i planperioden. For å sikre bedre flyt i organisasjonen, er det helt avgjørende at man får til god informasjonsflyt internt, dette blir et viktig fokusområde fremover.
Politisk sekretariat
I tillegg til ordinær drift vil politisk sekretariat ha særlig oppmerksomhet på videreutvikling av digitale løsninger og annet utviklingsarbeid. Det er også viktig å videreutvikle informasjonsarbeidet slik at innbyggerne får bedre innsikt i politiske prosesser og beslutninger.
God planlegging av valggjennomføringen i 2027 vil være et prioritert område framover.
Arkivtjenesten
I tillegg til å fortsette god daglig drift og journalføring knyttet til god forvaltningsskikk og offentlighetsprinsippene, har arkivtjenesten følgende satsningsområder for 2026:
- Fullføre ombygging sak- og arkivsystemet
- Jobbe videre med bevisstgjøring for arkiv, opplæring og god oppfølging
- Sikre arkivering av dokumentasjon fra usikrede program og kanaler
- Utvikle og sette i drift «Samsvar» og starte arbeidet med behandlingsprotokoller
- Deponering papirarkiv IKA MR
- Revidering av rutiner og prosedyrer i Compilo tilhørende arkiv og GDPR
Informasjonsrådgiver
Gjennom samarbeid med de andre ROR-kommunene får vi videreutviklet kommunens nettsider og vi har tatt i bruk nye digitale verktøy innenfor eksisterende økonomiske rammer. Samarbeidet har også bidratt til å styrke vår kompetanse. Målet er å tilby enkle og brukervennlige digitale tjenester som gjør det lettere for innbyggere å finne informasjon og sende inn søknader, samtidig som det effektiviserer arbeidet i administrasjonen. Dette er viktig arbeid fremover også.
KORT OM STABEN
HR og tjenesteutvikling (tidl. lønn og personal)
Tjenesten jobber med de ansatte, fra de blir rekruttert til de slutter og alt som påvirker arbeidsmiljø, kultur, utvikling og trivsel. Dette gjelder alt fra lederstøtte og lederutvikling, rekruttering- og bemanning, veiledning rundt pensjon, lønnskjøring, medarbeideroppfølging, samarbeid med vernetjeneste og tillitsvalgte, systemadministratorer for ulike system, kompetanseutvikling, arbeidsrett, HMS og strategisk HR-arbeid (bemanningsbehov, organisasjonsutvikling og endringsprosesser).
Politisk sekretariat
Tjenesten tilrettelegger for åpne og effektive demokratiske prosesser mellom politikk, administrasjon og innbyggere. Dette gjøres gjennom koordinering, saksflyt, og digitale løsninger. Sekretariatet tilrettelegger for arbeidet i politiske organ, gir støtte og rådgivning til folkevalgte, administrasjon og publikum. Avdelingen har ansvar for valg, folkeavstemninger, godtgjørelser, tilskudd, samt oppnevning, fritak og supplering av medlemmer i folkevalgte organ/meddommere. I tillegg har avdelingen ansvar for kommunens delegeringsreglement, borgerlige vielser og behandling av saker knyttet til salgs-, skjenke- og serveringsbevillinger.
Arkivtjenesten
Betjener postmottak, dokumentsenter, arkiv og personverntjeneste. Ivaretar dokumentasjonsflyt, god forvaltningsskikk og offentlighetsprinsippet. Ansvarlig tilgangsstyring, avvik GDPR og innsynsbegjæringer.
Informasjonsrådgiver
Arbeider med å oppdatere og videreutvikle nettsiden til kommunen www.hustadvika.no , samt intranettsidene for ansatte i kommunen. Er ansvarlig for å bygge nye, vedlikeholde og kontrollere avlevering av våre digitale skjema. I tillegg legges det ut stillingsannonser og innlegg på sosiale media. Stillingen har også ansvaret med å Koordinere tekstleveranse HØP og årsrapport.
Stab organisasjon- og virksomhetsstøtte leverer ut over dette også en del fellestjenester slik som telefon- og skrankevakt, adgangskontroll og deltakelse i beredskapsarbeid (loggføring, informasjon og planarbeid).
HVA LEVERTE ENHETEN I 2025?
HR og tjenesteutvikling (tidl. lønn og personal)
I tillegg til ordinære driftsoppgaver, har omstillingsprosjektet preget store deler av 2025 for HR-avdelingen som hadde en aktiv rolle i prosjektet. HR var representert i både prosjekt- og styringsgruppe, og var også deltakende i en del kartleggingssamtaler, samt alle omstillingssamtaler. I tillegg har det vært mye jobb med å bygge ny struktur i de ulike fagsystemene. Omstillingsprosjektet har medført et generelt høyt arbeidspress på avdelingen, og andre oppgaver har derfor blitt prioritert ned. HR fikk overført en ressurs i forbindelse med omstillingsprosessen, og har nå et stort ønske om å jobbe med mer utviklingsrettede oppgaver fremover.
Politisk sekretariat
Politisk sekretariat leverte i 2025 ordinær sekretariatsdrift for politiske organ, gjennomførte stortings- og sametingsvalg etter ny valglov, samt ivaretok lovpålagte oppgaver knyttet til bevillinger, vielser og andre forvaltningsoppgaver.
Ifm. med omstillingsprosjektet og nedbemanning, så ble flere oppgaver overført til politisk sekretariat. Sekretariatsfunksjonen er ikke lenger like spredt på forskjellige områder og personer, men er nå samlet og samlokalisert. Samlingen av oppgaver innebærer at politisk sekretariat i dag ivaretar et bredt og sammensatt oppgaveansvar, herunder forvaltningsoppgaver, systemansvar og løpende drift- og servicefunksjoner for organisasjonen.
Hustadvika og Molde kommuner arrangerte felles vigselsdag med mulighet for drop-in vielser, på Valentines dagen (14. februar). Der ble det gjennomført 5 vielser av Hustadvika kommune sine vigslere.
Utviklingsprosjektet Hustadvika2040 ble startet opp i 2025, og politisk sekretariat bidro i arbeidet.
I 2025 ble det gjennomført 67 politiske møter, 16 borgerlige vielser, behandlet 79 bevillingssaker og mottatt ett innbyggerforslag.
Arkivtjenesten
Fagleder har i 2025 vært med på å innføre 9 nye fagsystem i kommunen. Høsten har vært prioritert til ombygging av sak- og arkivsystemet etter omstillingsprosjektet og vedtatt ny organisering. Skal sluttføres 2026. Dette er tidkrevende arbeid som medfører at sentrale lovpålagte oppgaver må nedprioriteres. Det har vært jobbet godt med opplæring i enhetene for å imøtekomme etterslep på dokumentasjon, journalføring og sikring av digitale og analoge arkiv.
Informasjonsrådgiver
Ny nettside ble lansert i desember 2024. I 2025 har siden blitt oppdatert jevnlig for å forbedre innhold og brukervennlighet, følge opp universell utforming, videreutvikle digitale tjenester og følge opp tilbakemelding fra innbyggerne om innholdet på siden.
FORBEDRINGER OG UTFORDRINGER I 2025
HR og tjenesteutvikling (tidl. lønn og personal)
Forbedringer
Omstillingsprosjektet har bidratt til å styrke HR-avdelingens kompetanse innen endrings- og omstillingsarbeid. Gjennom prosjektet har avdelingen opparbeidet seg både økt faglig kunnskap og verdifulle praktiske erfaringer. Dette har ført til en generell kompetanseheving i HR, som gjør avdelingen bedre rustet til å planlegge, lede og støtte fremtidige endringsprosesser på en god og strukturert måte. Det er fremdeles god kvalitet på lønnsarbeidet og det er få klager på dette området.
Utfordringer
I lys av omstillingsprosjektet, har en av utfordringene vært å ivareta andre oppgaver som avdelingen har. I tillegg er det en betydelig utfordring å få informasjon i tide, slik at man har tid til å gjennomføre endringene på systemnivå. Det er helt avgjørende å bli tidlig involvert i prosessene for at dette skal gå smidig for seg. Det er et mål om å få bedre tid til det systemretta arbeidet slik som systematisk HMS og arbeidsmiljøarbeid, kompetanse- og lederutvikling, prosedyrer og retningslinjer og arbeid med generell strategisk HR.
Politisk sekretariat
Forbedringer
Ved å samle oppgavene og samlokalisere sekretariatsfunksjonen for de politiske organ hos politisk sekretariat, har dette bidratt til å effektivisere og kvalitetssikre arbeidet som gjøres ifm. politiske møter. Dette med fokus på informasjon, veiledning, opplæring, støtte, utviklingsarbeid, koordinering, rutinebeskrivelser med mer. Det har vært jobbet med å utvikle bedre verktøy/oversikt for politisk og administrativ ledelse ifm. politiske saker og vedtak.
Det jobbes med å se på andre måter å organisere valggjennomføringen til kommunestyrevalget 2027.
Utfordringer
Valg er en tjeneste som er tilgjengelig for ca. 10 000 velgere i Hustadvika kommune, og som involverer mange innbyggere i en avgrenset tidsperiode. Det er mange personer og instanser som ble involvert både sentralt, internt og eksternt. Det ble rekruttert og gjennomført opplæring av ca. 70 valgmedarbeidere. Valg er et stort logistisk arbeid med strenge lovkrav til gjennomføring, frister og sikkerhet, som gjør at valgsekretariatet må jobbe mye utover ordinær arbeidstid. I tillegg til valget så er det utfordrende å ivareta de andre oppgaver avdelingen har.
Arkivtjenesten
Forbedringer
Opplæring, veiledning, samarbeid og støtte for saksbehandlere er blitt prioritert i 2025 og gir gode gevinster i sikring av dokumentasjon og arkiv. Arbeidet må videreføres.
Utfordringer
Stor arbeidsmengde og manglende deltagelse tidlig i innføringsprosjekt gjør det vanskelig å holde oversikt, være orientert og forberedt. Erfaringen fra 2025 viser at fagleder tidlig må få en deltagende rolle i prosjekt som får innvirkning på dokumentfangst og saksbehandling.
Omstillingsprosjektet endret ikke ressurssituasjonen i tjenesten. Det fører til at lovpålagt arbeid må nedprioriteres. Et område er personvern og sikkerhet. Protokoller over behandlingsaktiviteter mangler og må på plass. Området må bli en del av det totale sikkerhetsarbeidet i kommunen, i beredskapsplan og i internkontrollarbeidet.
Informasjonsrådgiver
Forbedringer
Den nye nettsiden har gitt betydelige gevinster gjennom bedre universell utforming og en mer brukervennlig struktur, noe som gjør det enklere for innbyggerne å finne informasjon og benytte kommunens tjenester. Nettsiden gir nå mulighet for å booke møter med saksbehandlere, noe som er særlig viktig etter reduserte åpningstider og telefontid som følge av nedbemanning. I tillegg har vi tatt i bruk digitale skjema som kan tilpasses våre tjenester, og som er brukervennlige og helt sikre å sende inn til kommunen.
Fredagsnytt ble i 2025 sendt ut på e-post til alle ansatte i kommunen, med informasjon fra omstillingsprosjektet og om andre ting som var nyttig for alle å vite om.
Utfordringer:
På grunn av nedbemanning har gjenværende ansatte fått flere arbeidsoppgaver. Dette fører til at en ikke har like god kapasitet til å arbeide like mye med nettsider og utviklingsarbeid som ønskelig.
MÅL SOM BLE NÅDD - OG HVORDAN
HR og tjenesteutvikling (tidl. lønn og personal)
- Vi har gjennomført vedtak i omstillingsprosjektet og sikret at nedbemanning er gjennomført etter de formelle kravene
- Vi har drevet lederstøtte, og veiledet ansatte i lønns- og personalsaker
- Vi har jobbet med sykefraværsoppfølging og er i stor grad ajour med refusjoner fra Nav knyttet til dette
- Vi har hatt jevnlige møter med tillitsvalgte og vernetjeneste
- Vi har bygd om strukturen i HRM og andre fagsystem i henhold til de organisasjonsendringene som har vært gjennomført
- Vi har startet med lederutviklingsprogrammet “Basisprogram for ledere” for alle våre mellomledere, enhetsledere og toppledere
Politisk sekretariat
- Politisk sekretariat gjennomførte i 2025 stortings- og sametingsvalget i tråd med nytt lovverk.
- Avdelingen har lagt til rette for åpne og effektive demokratiske prosesser gjennom koordinering, saksflyt og tilgjengelig informasjon til folkevalgte og innbyggere. Samlingen av sekretariatsfunksjonen har gitt et bedre grunnlag for samhandling mellom politikk og administrasjon. Arbeidet med å videreutvikle gode prosesser og digitale løsninger pågår kontinuerlig.
Arkivtjenesten
- Prosjekt «Arkivsikring i Helseplattformen» gjennomført
- Papirarkiv Torget legesenter og Fræna legekontor er sikret
- Det har vært jobbet godt med opplæring og veiledning
- Arbeid med arkivsikring av digitale og analoge arkiv er i gang
- Nytt fagsystem for PPT og Barnevern er innført
- Nytt fagsystem for oppvekst innført
- Ombygging sak- og arkivsystemet etter ny organisasjonsmodell nesten fullført
Informasjonsrådgiver
- Implementering av digitalt bookingsystem ble tatt i bruk av mange av våre saksbehandlere.
- Nettsidene fikk en vesentlig oppgradering og revisjon
- Antall følgere på Facebook og Instagram har steget siden 2024
MÅL SOM IKKE BLE NÅDD - OG HVORFOR
Stab organisasjon og virksomhetsstøtte (felles)
I 2025 ble Servicetorget besluttet avviklet. Dette som et resultat av omstillingsprosjektet og kutt i administrasjonen. Åpningstiden på sentralbord og i skranken ved rådhuset er betraktelig redusert som følge av dette, og betjenes per i dag av ulike ansatte ved rådhuset. Flere av målene i handlingsdelen knyttet til åpningstider, tilgjengelighet og videre arbeid med digital booking er derfor ikke nådd.
HR og tjenesteutvikling (tidl. lønn og personal)
Hustadvika kommune sin arbeidsgiverpolitikk skal revideres i planperioden. På bakgrunn av omstillingsåret 2025 har det ikke vært kapasitet til å starte på dette arbeidet. Det har heller ikke vært kapasitet til å jobbe videre med kompetanseplanene som gjenstår, eller å følge opp de som er vedtatt.
Politisk sekretariat
Oppdatering og videreutvikling av interne rutiner og arbeidsprosesser ble ikke gjennomført i ønsket omfang, som følge av høy arbeidsbelastning knyttet til omstilling og valggjennomføring.
Arkivtjenesten
Grunnet manglende kapasitet er følgende oppgaver ikke gjennomført:
- Igangsetting/Innføring av Samsvar (dokumentstrategi, arkivplan, systemoversikt og behandlingsprotokoller)
- Deponering papirarkiv IKAMR
- Arbeid/oppfølging rutiner og prosedyrer i Compilo, arkiv og personvern/GDPR, internkontroll
- Sikring av dokumentasjon som behandles/lagres i usikrede program/kanaler
Informasjonsrådgiver
Enhetene og avdelingene må ta et større ansvar for informasjonen som ligger på nettsiden slik at vi alltid har oppdatert informasjon om våre tjenester.
KORT VURDERING FREMOVER
HR og tjenesteutvikling (tidl. lønn- og personal)
I tillegg til å fortsette med daglige driftsoppgaver knyttet til lønn og HR, er det et mål å få jobbet mer utviklingsrettet. Kommunestyret vedtok i desember 2025 at Hustadvika skal sette i gang et sykefraværsprosjekt, for å redusere sykefraværet. Det er et ønske å fullføre dette prosjektet i løpet av 2026, og starte implementeringen av tiltak i etterkant av prosjektfasen. I tillegg skal det innføres, i samarbeid med de andre ROR-kommunene, et nytt læringssystem «KS-kunnskap» som skal bidra til å få samlet alt fra onboarding til ulike kurs for alle ansatte. Arbeidsgiverpolitikken og ulike reglement/prosedyrer skal også revideres i planperioden. For å sikre bedre flyt i organisasjonen, er det helt avgjørende at man får til god informasjonsflyt internt, dette blir et viktig fokusområde fremover.
Politisk sekretariat
I tillegg til ordinær drift vil politisk sekretariat ha særlig oppmerksomhet på videreutvikling av digitale løsninger og annet utviklingsarbeid. Det er også viktig å videreutvikle informasjonsarbeidet slik at innbyggerne får bedre innsikt i politiske prosesser og beslutninger.
God planlegging av valggjennomføringen i 2027 vil være et prioritert område framover.
Arkivtjenesten
I tillegg til å fortsette god daglig drift og journalføring knyttet til god forvaltningsskikk og offentlighetsprinsippene, har arkivtjenesten følgende satsningsområder for 2026:
- Fullføre ombygging sak- og arkivsystemet
- Jobbe videre med bevisstgjøring for arkiv, opplæring og god oppfølging
- Sikre arkivering av dokumentasjon fra usikrede program og kanaler
- Utvikle og sette i drift «Samsvar» og starte arbeidet med behandlingsprotokoller
- Deponering papirarkiv IKA MR
- Revidering av rutiner og prosedyrer i Compilo tilhørende arkiv og GDPR
Informasjonsrådgiver
Gjennom samarbeid med de andre ROR-kommunene får vi videreutviklet kommunens nettsider og vi har tatt i bruk nye digitale verktøy innenfor eksisterende økonomiske rammer. Samarbeidet har også bidratt til å styrke vår kompetanse. Målet er å tilby enkle og brukervennlige digitale tjenester som gjør det lettere for innbyggere å finne informasjon og sende inn søknader, samtidig som det effektiviserer arbeidet i administrasjonen. Dette er viktig arbeid fremover også.