Internkontroll og kvalitetsarbeid i Hustadvika kommune
Jf. kommuneloven § 25-1 skal kommuner og fylkeskommuner skal ha internkontroll med administrasjonens virksomhet for å sikre at lover og forskrifter følges.
Internkontroll handler om systematisk arbeid og dokumentasjon av egen praksis, forbedring av arbeidsmetoder og samhandling for å sikre måloppnåelse, samt unngå lovbrudd og andre uønskede hendelser. Internkontrollen bør være risikobasert og er en del av kommunes egenkontroll.
Egenkontrollen er todelt, og består både av kontrollutvalgets virksomhet som fører løpende kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, og kommunedirektørens internkontroll som er den samlede kontrollen administrasjonen fører med egen virksomhet. Statlige tilsyn kommer i tillegg til kommunens egenkontroll.
Kommunens kvalitetsutvalg skal bistå kommunedirektøren på overordna nivå i det forebyggende og kvalitetsfremmende arbeidet i organisasjonen med blant annet å legge til rette for at informasjon om hendelser, tilsyn eller risikovurderinger som flere enheter kan lære av gjøres tilgjengelig for hele organisasjonen. Videre skal utvalget sørge for at saker som gjelder hele kommunen blir meldt til ledergruppa for diskusjon og beslutning. Med bakgrunn i omstillingsprosjektet og den økonomiske situasjonen kommunen er i har vi dessverre ikke hatt ressurser til det overordnede systematiske kvalitetsarbeidet i 2025. Dette betyr at internkontroll som ledelsens gjennomgang og møter i kvalitetsutvalget ikke er gjennomført.
Hustadvika kommune har en kvalitetshåndbok som gir ansatte en oversikt over krav og føringer for kvalitetsarbeidet. Vi benytter Compilo som vårt kvalitetssystem med moduler for dokumentbibliotek (prosedyrer og rutiner), ROS-modul og avvikshåndtering. Vi planlegger å ta i bruk modulene årshjul og egenkontroll i Compilo i 2026.
Kommunedirektøren er den øverste ansvarlige for kvalitetssystemet og alle ledere har ansvar for at kvalitetssystemet er oppdatert og i bruk på sine enheter/tjenestesteder. Vi ser at graden av aktivitet og bruk av kvalitetssystemet fortsatt er varierende mellom de ulike tjenesteområdene.
Modul: Dokumentbibliotek
Dokumentbiblioteket i kvalitetssystemet er en samlet oversikt over alle styrende dokumenter i organisasjonen og skal sikre at lovpålagte prosedyrer, rutiner, skjema/maler, retningslinjer, planer og annen dokumentasjon er tilgjengelig for alle ansatte. Det er nedlagt et betydelig arbeid i de ulike sektorene og vi vil fortsette å fokusere på å få på plass flere fellesprosedyrer fremover. I 2025 ble det godkjent og publisert 404 nye dokumenter, mens 266 ble slettet.
At ansatte kjenner til og følger prosedyrer sikrer kvalitet i tjenesteutførelsen, bidrar til at praksis er i tråd med lov og avtaleverk, og forebygger avvik/hendelser. Dersom uønskede hendelser likevel oppstår, skal avviksmelding og forbedringsforslag sørge for at vi lærer og forbedrer tjenestene våre. Ved innmelding av avvik kommer ansatte med forslag til tiltak og forbedringer, og medvirker dermed til kontinuerlig forbedring. Ansatte kan også melde inn forbedringsforslag direkte i kvalitetssystemet som følges opp av leder, men vi ser at dette benyttes i svært liten grad.
Modul: Avvik
Forbedringsprosesser skal løpe kontinuerlig både i enheter og sentralt i kommunen, og den skal involvere alle ansatte.
Hendelser eller tilstander som bryter med gjeldende lovverk og regler, samt Hustadvika kommunes instrukser/prosedyrer og interne rutiner skal meldes inn som avvik i Compilo. Vi ser at det det er ulik forståelse i organisasjonen på hva som er å anse som et avvik og det er derfor stor variasjon mellom enhetene/tjenestestedene på hva som meldes inn. En felles forståelse på dette er noe vi må ha fokus på fremover, for å sikre riktig dokumentasjon og god læringskultur.
Systematisk evaluering av avvik og de bakenforliggende årsakene er en meget viktig del av forbedrings- og kvalitetsarbeidet i organisasjonen. Ledernes avvikshåndtering ute på enhetene/tjenestestedene er en viktig del av dette arbeidet ved igangsetting av tiltak og utarbeidelse av handlingsplaner.
I 2025 ble det meldt inn totalt 1500 avvik, fordelt på ulike hovedkategorier:
Av de 1500 innmeldte avvikene er 55 avvik registrert med høy alvorlighet. Når vi ser nærmere på innholdet i disse ser vi at de aller fleste ikke er å beregne som høy alvorlighetsgrad i henhold til kriteriene, og vi må bli flinkere å nedjustere alvorlighetsgraden i behandlingen av avvikene.
Status på innmeldte avvik pr. 31.12.25:
Lukket: 1428 (95,2%)
Under behandling: 65 (4,3%)
Åpne: 7 (0,5%)
Modul: Risikoanalyse.
ROS-analyser i kvalitetssystemet er et viktig styringsverktøy for innretning av internkontrollen og skal bidra til at enhetene og tjenestestedene vurderer og styrer risikoer med nødvendige tiltak. Målet er å forebygge avvik og uønskede hendelser.
Oppfølging av det samlede risikobilde skal danne et grunnlag for en overordnet/helhetlig risikostyring og muliggjør prioritering av tiltak for en målrettet og effektiv internkontroll.
Antall ROS-analyser i Compilo pr 31.12.25 er henholdsvis 44 aktive og 154 under utarbeiding.
Vi må fortsette å fokusere på kompetansebygging og tverrsektoriell læring, samt økt forståelse og bevissthet rundt risiko og sårbarhetsanalyse i egen organisasjon. Dette blir et viktig fokusområde for kvalitetsutvalget fremover.